Reguli de procedură

Limba română este utilizată ca limbă oficială de lucru a conferinței. Vestimentația tuturor participanților trebuie să fie formală.

Un comitet este un grup prestabilit, format din participanții la Forum, care aparțin unor domenii comune sau conexe. Comitetele au sarcina de a dezbate tema propusă și de a redacta o Rezoluție în urma dezbaterii.

Tema reprezintă subiectul unic și general de dezbatere al fiecărui comitet. Temele sunt stabilite înainte de începerea Forumului de către specialiști și moderatori și sunt aprobate și anunțate de echipa de organizare. Dezbaterile și Rezoluția unui comitet trebuie să graviteze în jurul temei. 

Subtemele reprezintă subdiviziuni ale temei generale. Sunt propuse, în principiu, de membrii, dar pot fi propuse și de echipa de moderare. Acestea se stabilesc la începutul fiecărei zile de dezbatere prin Ordinea de Zi și constituie o parte obligatorie a Raportului Sumativ și a Rezoluțiilor.

Direcțiile tematice reprezintă documentul oficial ce conține sugestii de subiecte pentru fiecare comitet. Acestea sunt propuse de către asociațiile organizatoare ale FSRP deoarece sunt considerate a fi de interes la momentul redactării documentului pentru comunitățile reprezentate de asociații. Documentele au un rol consultativ în stabilirea temelor de dezbatere.

Membrii de comitet reprezintă participanții care se angajează în dezbaterile Forumului. Fiecare membru poate sa facă parte dintr-un singur comitet. Un membru de comitet are dreptul de a lua cuvântul și de a vota cu privire la toate aspectele din comitetul din care face parte. Membrii de comitet au datoria să urmeze instrucțiunile echipelor de moderare și organizare pe toată durata Forumului. 

Principalele sarcini sunt:

• propunerea și dezbaterea subtemelor relevante pentru tema specifică comitetului în raport cu situația actuală a României;
• redactarea unei Rezoluții care să cuprindă concluziile dezbaterilor și să ofere soluții și propuneri pentru problemele identificate.

Echipa de moderare este alcătuită dintr-un specialist, un moderator și un asistent academic. 

8.1 Specialistul

Specialiștii sunt doctoranzi sau tineri cercetători și profesori, recrutați de către echipa de organizare printr-o procedură internă. Sunt responsabili de întreaga activitate a unui comitet și coordonează aspectele de structură și conținut ale dezbaterii. Fiecare comitet are câte un specialist. 

Atribuțiile de structură și conținut sunt:

• redactarea ghidului de studiu,
• restrângerea subtemelor propuse de comitet în vederea realizării ordinii de zi,
• redirecționarea conținutului dezbaterilor către direcții productive și constructive, atunci când este necesar, evitând intervențiile părtinitoare intelectual,
• oferirea de suport tehnic și informațional cu privire la tema dezbătută,
• revizuirea raportului sumativ al fiecărei zi de dezbateri,
• revizuirea Rezoluției înainte de Adunarea Generală (AG).

8.2 Moderatorul

Moderatorii sunt studenți, de obicei masteranzi sau doctoranzi, selectați printr-o procedură competitivă, deschisă publicului. Aceștia sunt responsabili de întreaga activitate a comitetului și coordonează aspectele tehnice și de structură ale dezbaterii, precum și activitatea socială a comitetului. Fiecare comitet are câte un moderator. 

Componenta tehnică are în vedere:

• deschiderea și închiderea sesiunilor de brainstorming și dezbateri, 
• compunerea listei vorbitorilor, 
• limitarea timpului alocat luărilor de cuvânt, 
• acordarea dreptului de a lua cuvântul,
• publicarea ordinii de zi la începutul fiecărei zile de dezbateri,
• publicarea raportului sumativ la finalul fiecărei zi de dezbateri.

Componenta de structură și conținut are în vedere:

• co-redactarea ghidului de studiu,
• restrângerea subtemelor propuse de comitet pentru alcătuirea ordinii de zi,
• întocmirea raportului sumativ al fiecărei zi de dezbateri,
• revizuirea Rezoluției înainte de AG.

Componenta socială:

• organizează ieșirea informală inițială cu comitetul, ce are loc de obicei după ceremonia de deschidere,
• adună și însoțește comitetul la toate activitățile sociale organizate în cadrul Forumului, având grijă ca toți membrii să fie integrați,
• facilitează comunicarea între comitete, etc.

8.3 Asistentul academic

Asistentul academic este un voluntar care facilitează activitatea de moderare. Principala atribuție a asistentului academic este aceea de a ține minuta dezbaterilor, ce va fi folosită de către moderator pentru întocmirea raportului sumativ. Alte atribuții includ, dar nu sunt limitate la: preluarea din sarcinile moderatorului, cercetare rapidă a aspectelor ce se ivesc pe parcursul dezbaterilor și care necesită clarificare, etc.

Cu câteva săptămâni înainte de începerea Forumului, echipa de organizare va publica Ghidul de Studiu pentru tema fiecărui comitet. Acesta reprezintă o documentație teoretică și empirică, realizată de către specialistul și moderatorul fiecărui comitet.

Membrii unui comitet au obligația de a consulta acest Ghid de Studiu înaintea începerii Forumului, întrucât constituie un punct de plecare și un suport pentru dezbateri.

Opțiunile de vot sunt ”Pentru”, ”Împotrivă”, și ”Abținere”. Votul se va efectua prin intermediul platformei online pe tot parcursul Forumului. În situații excepționale sau dacă platforma nu funcționează corespunzător, se va utiliza votul prin ridicarea mâinii. Pentru toate voturile din zilele de dezbatere, precum și pentru votarea modificărilor și amendamentelor din AG este necesară o majoritate simplă a celor prezenți. Pentru aprobarea Rezoluției, voturile favorabile trebuie să reprezinte două treimi dintre cei prezenți.

Turul de masă reprezintă momentul în care fiecare membru de comitet trebuie să vorbească, pe rând și prin numire, referitor la subiectul propus de echipa de moderare. Acest instrument al echipei de moderare este folosit în 3 circumstanțe:

1. În prima zi de dezbateri, va avea loc un dublu tur de masă. Primul, imediat după prezență, pentru introducerea și cunoașterea fiecărui participant. Al doilea pentru a afla poziționarea fiecărui participant față de tema comitetului. Cele două runde de tur de masă nu se pot combina, trebuie făcute consecutiv.
2. Restul zilelor de dezbatere vor începe cu un singur tur de masă pentru a afla opinia fiecărui participant în raport cu tema, evoluția dezbaterilor, strategia comitetului și orice alt aspect general relevant pentru dezbateri. 
3. La cererea membrilor de comitet sau la recomandarea moderatorilor, se poate realiza un tur de masă pe parcursul sesiunilor de dezbatere. 

Limita de timp pentru fiecare discurs este aleasă de echipa de moderare, în funcție de nevoile comitetului, dar trebuie să fie egală pentru toți participanții.

Sesiunile de dezbatere pot fi moderate și nemoderate.

4.1 Sesiuni moderate

Sesiunea moderată reprezintă o dezbatere cu caracter formal, coordonată de către echipa de moderare. Inițierea sesiunii moderate este făcută de către echipa de moderare. Membrii de comitet sunt obligați să accepte inițierea unei sesiuni moderate. 

Sesiunea moderată este alcătuită din următoarele componente:

1. Durata unei sesiuni

Moderatorii propun durata sesiunii moderate, iar dacă propunerea este respinsă, atunci cei care au votat împotrivă au dreptul să vină cu sugestii de durată justificate. Moderatorii ajustează propunerea inițială, ținând cont de aceste sugestii.  A 2-a propunere a moderatorilor se acceptă fără a mai fi supusă la vot. 

2. Lista vorbitorilor

Reprezintă lista tuturor membrilor din comitet, în ordine alfabetică. Este utilizată pentru cererea și atribuirea luărilor de cuvânt. Luările de cuvânt se vor desfășura în ordinea cronologică a solicitărilor. Moderatorii veghează respectarea ordinii. Lista vorbitorilor va fi realizată prin intermediul platformei online FSRP sau, excepțional, pe hârtie de către echipa de moderare în cazul în care platforma nu funcționează corespunzător. 

3. Discursuri

Niciun membru de comitet nu se poate adresa comitetului fără să fi fost numit de către moderatori. Un discurs nu poate depăși limita de 5 minute. Moderatorii vor anunța vorbitorul cu 1 minut de secunde înainte de limita de timp și îl vor ruga să încheie cu 30 de secunde înainte. Pentru intervențiile mai scurte de 1 minut se vor folosi punctele de informare.

4. Puncte de informare

Membrii de comitet pot adresa puncte de informare:

• Echipei de moderare

Acestea se pot referi la:

• aspectele tehnice ale dezbaterii,
• nevoi personale ale membrilor de comitet.

Punctele de informare adresate moderatorilor sunt obligatoriu acceptate. 

• Membrilor de comitet

Acestea se pot referi la:

• întrebări cu privire la discursul anterior,
• obiecții și observații succinte aduse discursului.

Punctele de informare referitoare la conținutul discursului sunt adresate direct celui care a susținut discursul, doar la finalul discursului. Membrii își anunță intenția de a adresa un punct de informare prin ridicarea mâinii, iar membrul care a susținut discursul are dreptul să preia până la 3 puncte de informare de la membrii diferiți. Nu se poate prelua mai mult de un punct de informare de la același membru decât dacă, luând în considerare toate celelalte solicitări, nu se depășește numărul maxim de puncte de informare. 

Un punct de informare nu va depăși 1 minut. Dacă acest lucru se întâmplă, membrul va fi rugat de echipa de moderare să încheie și să se înscrie pe lista dinamică a vorbitorilor pentru a-și continua ideile. 

Membrul care a susținut discursul ascultă mai întâi toate punctele de informare preluate, iar apoi răspunde printr-un discurs ce nu poate depăși durata alocată discursului inițial. Niciun alt punct de informare nu poate fi adresat pe baza răspunsului. După răspuns, se revine la lista dinamică a vorbitorilor. 

Există două tipuri de sesiuni moderate:

4.1.1 Sesiune moderată pentru Ordinea de Zi

Sesiunea introductivă, prin care comitetul stabilește Ordinea de Zi (OdZ), ce reprezintă documentul care structurează conținutul tematic al unei zile de dezbateri în subteme. Există o singură sesiune moderată pentru Ordinea de Zi într-o zi de dezbateri. 

Etapele sesiunii pentru Ordinea de Zi:

1. Echipa de moderare alocă un timp sesiunii.
2. Membrii comitetului propun și dezbat subteme. Subtemele pot reprezenta aspecte particulare, întrebări relevante, chestiuni complementare ș.a.m.d. ale temei generale. 

! Sesiunea pentru OdZ este singura sesiune în care și echipa de moderare are dreptul să se înscrie la cuvânt pentru a-și aduce contribuția la dezbatere. 

1. După terminarea sesiunii, echipa de moderare alcătuiește o propunere de OdZ, restrângând subtemele la un număr de 3-4, în mod ideal și în funcție de complexitatea fiecăreia. 
2. Membrii supun la vot propunerea. Dacă propunerea este respinsă, membrii au dreptul să justifice și să vină cu sugestii. Moderatorii ajustează propunerea inițială, iar a 2-a propunere se acceptă fără a mai fi supusă la vot.  
3. OdZ se publică pe platformă imediat ce este stabilită.
   
   4.1.2 Sesiuni moderate pentru Subteme 

Sesiunile moderate pentru subteme reprezintă forma implicită a dezbaterii. Sesiunile moderate poate fi întrerupte și intercalate atât cu sesiuni nemoderate, cât și cu pauze oficiale impuse de organizatori. 

Deși pot exista mai multe sesiuni diferite de dezbatere pentru aceeași subtemă, subtemele pot fi dezbătute doar pe rând și nu interpus. Astfel, toate sesiunile de dezbatere pe aceeași subtemă vor fi grupate, iar, după terminarea acestora, vor începe sesiuni de dezbatere pe următoarea subtemă. 

4.2 Sesiuni nemoderate

Grupul de lucru nemoderat presupune suspendarea dezbaterii formale, astfel încât membrii să poată discuta într-un mod informal. În cadrul sesiunii nemoderate, membrii se organizează și interacționează așa cum doresc, dar nu au dreptul să părăsească sala de dezbatere decât prin intermediul unui punct de informare adus echipei de moderare. 

Există două tipuri de sesiune nemoderate:

4.2.1 Sesiuni nemoderate pentru Subteme

Sesiunile nemoderate pot fi inițiate atât de membrii, cât și de moderatori, însoțit de o propunere privind durata (până la 30 de minute). Propunerea de inițiere a sesiunii este supusă la vot în întregimea ei, o singură dată, fără a avea posibilitatea de a aduce modificări. Dacă este respinsă, se revine la sesiuni moderate. 

Nu se pot iniția mai multe sesiuni nemoderate consecutiv, dar se poate aduce o prelungire.

4.2.2 Sesiunea preparatorie pentru AG

Sesiunea preparatorie pentru AG este sesiunea nemoderată care încheie și preia statutul implicit al sesiunilor pentru Subteme. Se inițiază ori de către moderatori, ori de către membrii, în funcție de dinamica din comitet. Nu poate fi inițiată mai devreme de jumătatea zilelor de dezbateri și nici mai târziu de începutul ultimei zilei de dezbateri. 

Sesiunea preparatorie pentru AG poate fi întreruptă de propuneri pentru sesiuni moderate, în cazul în care există conflicte sau neînțelegeri la nivel de comitet cu privire la o anumită subtemă sau un element al Rezoluției. Aceste sesiuni moderate pot fi folosite ca un mecanism decizional, prin urmare se pot finaliza într-un vot asupra problematicii. 

Sesiunea preparatorie pentru AG este alcătuită din două etape:

1. Stabilirea purtătorului de cuvânt

Purtătorul de cuvânt este membru de comitet care va fi ales să susțină Rezoluția în cadrul AG și să răspundă punctelor de informare ridicate de celelalte comitete. Acesta va fi ales prin votul deschis al întregului comitet, inclusiv al echipei de moderare, dacă aceasta dorește. Modalitatea de nominalizare a potențialilor purtători de cuvânt, precum și momentul alegerii vor fi stabilite de fiecare comitet, împreună cu echipa de moderare, ținând cont de nevoile și specificul fiecărui comitet. Această procedură se realizează în consultări ce constituie sesiuni nemoderate.

2. Redactarea Rezoluției

Modul de lucru al fiecărui comitet pentru Redactarea Rezoluției este stabilit de membrii acelui comitet, sub coordonarea echipei de moderare. De obicei, purtătorul de cuvânt devine membru coordonator al acestui proces, dar nu este obligatoriu.

Prelungirea unei sesiuni de dezbatere (moderată sau nemoderată) poate fi sugerată de către moderatori sau cerută de către membrii comitetului. 

Propunerea este însoțită de durata sugerată, ce nu poate depăși durata inițială a sesiunii (în cazul în care este moderată), sau limita de 15 minute (în cazul în care este nemoderată). Dacă este cerută de către comitete, moderatorii au dreptul să modifice durata pentru a putea fi integrată în programul oficial al Forumului. 

Propunerea de prelungire se supune la vot. Moderatorii pot vota și au drept de veto.

Raportul sumativ este rezumatul dezbaterilor din cadrul unui comitet. Acesta este realizat de către echipa de moderare, pe baza minutei întocmite de asistenții fiecărui comitet de-a lungul unei zile de dezbateri. Conține concluziile la care un comitet a ajuns pentru fiecare subtemă. 

Rapoartele sumative zilnice ale tuturor comitetelor vor fi încărcate pe platformă și vor deservi următoarelor scopuri:

1. Vor sprijini redactarea Rezoluțiilor, permițând membrilor să revină asupra tuturor punctelor atinse în dezbatere. 
2. Vor permite membrilor să consulte ideile unui alt comitet, astfel încât să poată dezbate în pauzele oficiale și cu membrii din alte comitete și să pregătească propuneri de amendamente și modificări pentru Adunarea Generală.
3. Servesc drept suport informațional pentru echipa de PR&Visuals, care realizează newsletter-ul zilnic.

Moderatorii dezbaterilor sunt cei care pot aplica sancțiuni membrilor care nu respectă regulile de procedură. În funcție de fiecare situație, moderatorul are autoritatea să decidă dacă se impun sancțiuni și care sunt acestea. Exemple de posibile sancțiuni care se pot aplica, în ordinea gravității, sunt:

• excluderea unui membru din dezbateri pentru o anumită perioadă de timp,
• excluderea unui membru din comitet pentru o perioadă de timp,
• excluderea unui membru din lista posibililor premianți,
• propunerea excluderii unui membru de comitet din Forum, decizie care este luată împreună cu echipa de organizare.

Este interzisă orice formă de plagiere. Se recomandă folosirea unui sistem de referințe internațional pentru sursele folosite (spre exemplu: APA, Harvard etc.). 

Documentul trebuie redactat într-un program Office de tip Word, folosind font Times New Roman, de dimensiunea 12, spațierea de 1,5 și aliniere stânga-dreapta. Trimiterea acestui fișier se va face într-o extensie Office Word (nu PDF!). Orice tabel sau grafic vor fi realizate în Word, nu se recomandă inserarea de screenshots. Acestea vor fi denumite și sursa va fi menționată, unde este cazul.

În cazul în care comitetul propune alt program de scriere (cum ar fi LATEX), care ar putea fi mai benefic pentru rezoluție, acest lucru se poate întâmpla doar cu aprobarea moderatorului și a coordonatorilor Academic. 

Există o anumită flexibilitate în ceea ce privește redactarea Rezoluției, însă orice deviere de la structura descrisă mai sus trebuie discutată cu moderatorii și aprobată de către coordonatorii Academic.

Cvorumul trebuie stabilit la începutul AG-ului și necesită prezența a 50%+1 din membrii tuturor comitetelor. Pentru a stabili prezența, moderatorii utilizează platforma online. 

Agenda AG cuprinde sesiunile de susținere Rezoluțiilor. Rezoluția fiecărui comitet dispune de o sesiune de susținere de 30 de minute.

Fiecare sesiune de susținere este alcătuită din următoarele etape:

1. Expunerea Rezoluției (8 minute);

a. un purtător de cuvânt al comitetului va purta un discurs de expunere a rezoluției.

2. Puncte de informare (4 minute);

a. membrii comitetelor au 2 minute la dispoziție să trimită întrebările prin intermediul platformei online,
b. purtătorul de cuvânt dispune de 2 minute să evalueze și să se consulte cu comitetul în privința punctelor de informare, vizibile pe platforma online.

3. Susținerea Rezoluției (6 minute);

a. Purtătorul de cuvânt are 6 minute să aducă un răspuns punctelor de informare (în mod selectiv, la latitudinea comitetului), în vederea susținerii Rezoluției.

4. Modificări și amendamente (6 minute);

a. Membrii care doresc să aducă modificări și amendamente vor utiliza platforma pusă la dispoziție de echipa de organizare pentru a încărca modificările/amendamentele însoțite de o scurtă motivație
b. Modelul de introducere a modificărilor și amendamentelor va fi descris pe platforma online.
c. Modificările constau în schimbarea sau eliminarea unor părți de text din Rezoluție, în timp ce amendamenetele reprezintă adăugarea la textului Rezoluției. Greșelile de scriere sau gramaticale nu fac subiectul modificărilor sau amendamentelor, acestea fiind automat corectate de către echipa de moderare și echipa de organizare.

5. Evaluarea amendamentelor propuse (2 minute)

a. Membrii comitetelor au la dispoziție 2 minute pentru a citi propunerile înainte și a-și forma o părere.

6. Votul amendamentelor (2 minute)

a. Comitetul a cărui Rezoluție este supusă modificării și amendării poate accepta propunerile direct pe platforma online.
b. Modificările și amendamentele care nu sunt acceptate direct de către comitet vor fi supuse la votul AG.

7. Votul Rezoluției (2 minute)

a. Membrii votează Rezoluția modificată și amendată.